Schvalování faktur

Agenda Schvalování faktur je nástroj usnadňující evidenci schvalování jednotlivých dokladů a jejich samotný proces schvalování. Celé řešení funguje v agendě Přijaté faktury + opravné daňové doklady a také v agendě Přijaté zálohové faktury faktury přijaté. Jedná se o uživatelskou úpravu, která je možná pouze v licencích Pohoda E1.

Výhody řešení:

• zjednodušení vyřizování fakturační agendy
• přehlednost nad fakturacemi
• urychlení postupu schvalování
• nulová chybovost při odesílání faktur.
   

V uživatelské agendě Schvalovací skupiny jsou definovány právě jednotlivé skupiny uživatelů a jejich e-mailových adres pro schvalování faktur, a to i pro několik úrovní schvalování. Například 1. úroveň – e-mailová adresa obchodníka, 2. úroveň e-mailová adresa ředitele… 

V hlavičce agendy se definuje název skupiny.

V položkách se definují jednotlivý uživatelé skupiny:

• Jméno uživatele
• E-mailová adresa uživatele
• Úroveň
• Platnost Od - Do
• Limit částky pro schvalování
• Poznámka definice

Seznam Schvalovacích skupin v uživatelské agendě

Položky schvalovací skupiny

​

* Např. 1. úroveň – obchodník a e-mail na obchodníka, 2. úroveň ředitel a e-mail na ředitele. Možnost nastavení Limitu částky, od které má uživatel schvalování řešit.

V agendě Adresář se dá následně konkrétnímu dodavateli přednastavit Schvalovací skupina

Jakmile se následně u Přijaté faktury nastaví úrovně pro schvalování, zaškrtne se příznak „Odeslat ke schválení“, tak se zároveň pošle e-mail/e-maily na adresy definované skupiny v 1. úrovni. Součástí e-mailu je i PDF dokument ze záložky Dokumenty u konkrétní Přijaté faktury. 

Po přijetí e-mailu si uživatel z 1. úrovně otevře PDF soubor a zkontroluje ho, jestli je vše v pořádku. Pokud ano, stačí pouze odpovědět na e-mail. Tento odpovědní e-mail uživatele 1. úrovně se u Přijaté faktury zaznamená příznakem „1. úroveň – schváleno“. Následně se odešle e-mail/e-maily na adresy definované skupiny v 2. úrovni. Součástí e-mailu je opět i PDF dokument ze záložky Dokumenty u konkrétní Přijaté faktury. Postup uživatele 2. úrovně je následně stejný jako v předešlém případě u uživatele 1. úrovně. Otevře si PDF soubor a zkontroluje ho. V případě, že je vše v pořádku, může na e-mail obratem odpovědět. Odpovědní e-mail uživatele z 2. úrovně u Přijaté faktury změní příznak z „1. úroveň – schváleno“ na „2. úroveň – schváleno“. Pokud následně pro schvalovací skupinu neexistuje definice pro další úroveň, pak se automaticky zaškrtne i příznak „Kompletně schváleno – ANO“. Jinak se odešle další e-mail pro uživatele z 3. úrovně atd.

Řešení bere v potaz, že přijaté faktury budou před odesíláním požadavku ke schválení naskenovány a uloženy v ES POHODA v záložce Dokumenty konkrétní Přijaté faktury tak, aby bylo jednoznačně dohledatelné, jaké PDF s fakturou se zasílá e-mailem. 

Informace (datum, čas, e-mail/y) o odeslání e-mailu s požadavkem na schválení a přijetí schválení se zapisují do záložky Události u konkrétní Přijaté faktury.

Na schválení je možné odepsat pouze z e-mailu příslušného uživatele, nebo např. jeho zástupce. Každý požadavek na schválení bude v těle e-mailu obsahovat hash kombinaci z e-mailu uživatele a čísla faktury.

Odesílání e-mailů neprobíhá okamžitě, ale nastavuje se pravidelně spouštěný automat, jež odesílá požadavky na schválení v dávkách. Spouštěn může být např. každých 10 minut. Stejně tak se provádí i zpracování schválení.

Je možné nastavit také limit částky, do které se budou doklady schvalovat samy (popř. uživateli s nižší úrovní) a až po překročení tohoto limitu by se následně odeslal e-mail na schválení uživatelům s příslušným oprávněním.

Do těla e-mailu se kromě základních informací (částka, zákazník,…) propisuje i text Interní poznámky dokladu. Pokud je v předmětu zprávy zasílaného e-mailu cokoliv změněno, změna se projeví i do Interní poznámky. Následující schvalovatel tedy vidí novou poznámku ihned v hlavičce e-mailu. Nalezne ji samozřejmě také v ES POHODA, kam ale vůbec nemusí.

 * Pro správnou funkčnost tohoto řešení je zapotřebí vyhrazená e-mailová schránka pro tyto účely a k ní údaje pro napojení přes SMTP a POP3 protokoly. 

Řešení Schvalování faktur je určeno pro všechny varianty Pohody E1.

Uvedená cena zahrnuje Schvalování přijatých faktur pro jednu účetní jednotku včetně vzdálené instalace technikem, konfigurace e-mailových služeb, testování a předání v rozsahu do 6 hodin.