Zabezpečení dat v účetním systému Pohoda

Základní řada účetnictví Pohoda funguje s použitím technologie file-server - každý uživatel pracuje s daty, která jsou v jednom nebo více souborech uložena přímo v jeho počítači. Tato data jsou zabezpečena ověřováním pomocí uživatelského jména a hesla a propracovaným systémem uživatelských práv, kdy je možné jednotlivým uživatelům zpřístupnit práva pouze ke konkrétním agendám a funkcím.

Nastavení uživatelských práv provádíme v agendě Přístupová práva - toto může provádět pouze administrátor nebo případně uživatel, kterému bylo přiděleno toto právo.

Práva mají tyto základní úrovně

• žádná práva - uživatel nemá pro položku nebo agendu žádná práva
• čtení - uživatel nemůže záznamy přidávat ani měnit, může je však číst
• zápis - uživatel může prohlížet a přidávat záznamy
• zápis a modifikace vlastních - uživatel může prohlížet, přidávat a měnit jím pořízené záznamy
• zápis a modifikace všech - uživatel může prohlížet, přidávat a měnit všechny záznamy
• všechna práva - uživatel smí přidávat, prohlížet, měnit a mazat všechny záznamy

V systému Pohoda je také možné sledovat historii změn, kdy a kdo záznam vytvořil a uložil. Pro menší firmy je tento způsob zabezpečení dat obvykle zcela dostačující.

Vyšší řady účetnictví Pohoda využívají technologii Microsoft SQL. Kromě vyšší rychlosti a celkového výkonu databáze toto řešení přináší také lepší zabezpečení. Veškerá manipulace s daty je dokumentována přímo na SQL serveru, kde jsou data uložena. Jednotliví uživatelé tak nemají přímý přístup ke zdrojovým datům, po síti se přenáší pouze ty informace, které uživatel v dané chvíli potřebuje, při souběžné práci více uživatelů nebo práci s větším množstvím dat nedochází k žádnému zpomalování. SQL server navíc disponuje dalšími administrátorskými nástroji pro sledování dat, správu systému a sledování databází.

V řadách POHODA SQL a POHODA E1 je možné záznamy vícefázově zamykat či využít rozšířených uživatelských práv, např. na konkrétní číselné řady nebo lze konkrétním uživatelům omezit přístup do adresáře programu, k osobním údajům tak mají přístup pouze ti, kteří je skutečně potřebují - obchodní zástupci, fakturantky...

V řadě POHODA E1 můžete sledovat historii oprav záznamů u více agend, např. i v Adresáři. To je velmi užitečné pro povědomí o manipulaci s osobními daty, která zpracováváte. Tato funkce může být pro mnoho uživatelů velmi užitečná s ohledem na Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR).

Pohodu SQL a E1 je vhodné nasadit v případech, kdy

• vyžadujete vysokou úroveň zabezpečení dat
• velikost vaší největší databáze účetní jednotky přesahuje 70 MB
• plánujete růst objemu dat
• pracujete s velkým množstvím účetních jednotek
• chcete sami vytvářet uživatelské agendy bez využití aplikace třetí strany (E1)