Účetní systémyElektronická fakturace POHODA - ISDOC
Elektronická a papírová faktura jsou rovnocennými partnery, co se legislativních požadavků týče. Lidé si ale často pletou elektronickou fakturu s fakturou, která je pouze elektronickou verzí papírové faktury. Pokud vám tedy do e-mailu přijde faktura například ve formátu PDF, nejedná se v tomto případě o e-fakturu. E-faktura je totiž oproti elektronické verzi papírové faktury datovým souborem, který si předávají účetní programy mezi sebou.
Po importu e-faktury do účetního systému dojde k vytvoření dokladu opačného oproti dokladu exportovanému. V praxi na jedné straně firma exportuje fakturu vydanou a druhá firma, která doklad přijímá, importuje doklad v podobě faktury přijaté.
! POZOR, i elektronická verze dokladu musí splňovat požadavky zákona o účetnictví a dalších zákonů (např. zákona o DPH), zejména požadavky týkající se archivace.
ISDOC je český formát a je založen na XML, což je značkovací jazyk, který se používá zejména pro výměnu dat mezi různými aplikacemi.
Rozlišujeme dva typy formátu ISDOC:
formát *.isdoc – jedná se o samostatný soubor formátu ISDOC,
formát *.isdocx – komprimovaný zip soubor, ve kterém je zabalen soubor *.isdoc s ostatními dokumenty, které jsou k dokladu připojeny jako přílohy.
Elektronická fakturace ISDOC byla v obou svých formátech přijata mezi formáty, které jsou podporovány datovými schránkami. Doklad ve formátu ISDOC můžeme doplnit také o elektronický podpis, kterým se dá jednoduše ověřit platnost a původ dokladu.
Jak funguje elektronická fakturace v programu POHODA
Účetní systém POHODA formát ISDOC podporuje již delší dobu. Patří dokonce mezi první systémy, které se začaly elektronickou fakturací zabývat. Díky tomu je možné posílat z Pohody elektronické faktury napříč různými ekonomickými systémy a samozřejmě je také přijímat.
Přijaté doklady ve formátu ISDOC můžete otevřít v programu STORMWARE ISDOC Reader, stačí pouze dvakrát poklepat na soubor. Otevřený ISDOC dokument naimportujete do programu POHODA prostřednictvím povelu Soubor/Import do ES POHODA.
Stormware ISDOC Reader je součástí instalace všech licencí účetního systému POHODA.
Další možností, jak doklady importovat, je načtení přímo v programu POHODA, a to prostřednictvím povelu Import z ISDOC... z nabídky Soubor/Datová komunikace, či import z PDF dokumentu, který obsahuje ISDOC jako přílohu.
Je-li součástí PDF dokumentu více ISDOC dokumentů, umožňuje je POHODA naimportovat hromadně.
Exportování dokladů z Pohody vám půjde stejně rychle a snadno jako jejich import. V agendách Vydané faktury, Vydané zálohové faktury a Interní doklady se po výběru povelu Záznam/Komunikace/Export do ISDOC… zobrazí průvodce, ve kterém si zvolíte certifikát pro podpis dokladu. Potom už jen stačí, abyste si vybrali cestu ke složce, do které chcete doklad uložit. V tomto průvodci připojíte i další potřebné přílohy, a tím vytvoříte jeden komprimovaný soubor ve formátu ISDOCX.
Další možností je i export ISDOC dokumentu přímo do přílohy PDF. Díky tomu je můžete odeslat zákazníkovi najednou, a ušetřit tím čas i riziko případné chyby při odeslání.
Zdroj: portal.pohoda.cz