Účetní systémyAdresář
Adresář, kontakty, úkoly a upozornění, datové schránky
Bez propracovaného a dokonale přehledného adresáře obchodních kontaktů se dnes jen tak neobejdete. V podnikání patří k jedné z nejdůležitějších databází, která obsahuje skutečně cenná data. Agenda Adresář v systému POHODA umožňuje efektivní evidenci, správu a vyhledávání všech kontaktů podle libovolných kritérií. Veškeré záznamy můžete upravovat, tisknout a přidávat si k nim své vlastní poznámky. Potřebujete-li si ověřit svého partnera nebo jeho údaje, POHODA:
- vyhledá informace v obchodním rejstříku nebo informačních systémech ARES a VIES,
- najde jeho polohu na internetové mapě - z adresních údajů nebo podle zadaných GPS souřadnic,
- zjistí, zda je evidován v insolvenčním rejstříku - v případě shody POHODA rovnou nabídne také odkaz na detaily insolvenčního řízení na internetu.
Přímo v adresáři můžete svým jednotlivým odběratelům nastavit:
- cenovou hladinu,
- preferovaný způsob plateb, konkrétní bankovní účet nebo pokladnu a kredit nezaplacených pohledávek,
- splatnost pohledávek ve dnech a tolerované dny po splatnosti,
- předkontaci pro zaúčtování a členění DPH pro přijaté a vydané faktury,
- při vystavování dokladů, např. faktur, pro tyto odběratele pak POHODA upřednostní individuální nastavení před globálním nastavením programu.
Správa dokumentů
Dopisy, smlouvy, ceníky a jakékoliv jiné související dokumenty, které se vztahují ke konkrétnímu obchodnímu partnerovi a zákazníkovi, můžete třídit do jim určených složek. Následnou práci si tak usnadníte, zpřehledníte a zrychlíte.
Dokumenty a další soubory můžete vkládat nejen k záznamům v adresáři, ale také do řady dalších agend a evidencí, od smluv, nabídek a poptávek přes agendy objednávek, (zálohových) faktur a financí až po skladové, majetkové a personální evidence. Pěkně po ruce tak můžete mít například naskenované doklady od dodavatelů, pracovněprávní dokumenty a podklady, výrobní listy či výkresy a mnoho dalších typů souborů.
Vazba na účetnictví
Při své práci mnohokrát využijete rychlou dostupnost souvisejících účetních dokladů daného klienta. Například při telefonickém příjmu objednávek získáte okamžitě přehled o výši pohledávek u odběratele nebo při řešení reklamace chybně vystaveného dokladu můžete přímo z adresáře konkrétní doklad otevřít.
Komunikace
Vytvořit e-mailovou zprávu přímo z adresáře je v systému POHODA samozřejmostí. POHODA také dokáže zahájit komunikaci přes Skype. Silným nástrojem jsou pak funkce pro sestavení slučovacího dokumentu pro hromadnou korespondenci pomocí programu Microsoft Word nebo funkce pro zaslání hromadné zprávy e-mailem.
Propojení s aplikací mPOHODA
Stávající kontakty z programu POHODA můžete mít po ruce i při mobilní fakturaci s aplikací mPOHODA. Navíc díky synchronizaci dat uvidíte nové odběratele přidané do aplikace mPOHODA i ve svém účetním software.
Úkoly a upozornění
POHODA vám pomůže také se zaznamenáváním vlastních poznámek a přidělováním úkolů kolegům. Umožňuje úkoly zadávat, určovat jejich důležitost, sledovat stav plnění a zobrazovat upozornění. Upozornění přitom mohou mít vazbu na konkrétní záznam v některé z agend. Termínově nejbližší úkoly se automaticky zobrazují také na informační ploše programu.
Datové schránky
POHODA podporuje také datové schránky, jejichž prostřednictvím úřady ze zákona doručují své písemnosti např. právnickým osobám zřízeným zákonem, právnickým osobám zapsaným v obchodním rejstříku a některým typům podnikajících fyzických osob (advokátům, daňovým poradcům a insolvenčním správcům). POHODA umožňuje sledovat aktuální stav zpráv v datové schránce a upozorňuje na nepřečtené zprávy.
GDPR
Adresář obsahuje záložku GDPR, pod kterou naleznete informace o tom, od kdy, do kdy a také proč jednotlivé údaje spravujete. Zároveň vám POHODA také ukáže poslední použití adresy na předprodejních, prodejních a poprodejních dokladech. V případě, že budete požádáni o vymazání nebo opravu osobních údajů, které o někom evidujete, v Adresáři velmi snadno jednotlivé kontakty rychle vyhledáte, upravíte nebo i vymažete. Může se také stát, že vás někdo požádá o předložení souhrnu evidovaných osobních dat. K tomu slouží tisková sestava Opis osobních údajů.